Istilah
sistem paling sering digunakan untuk menunjuk pengertian metode atau cara dan
sesuatu himpunan unsur atau komponen yang saling berhubungan satu sama lain
menjadi satu kesatuan yang utuh. Sebenarnya penggunaannya lebih dari itu,
tetapi kurang dikenal. Sebagai suatu himpunan, sistem pun didefinisikan
bermacam-macam pula.
A. Definisi
Sistem
Istilah sistem berasal dari bahasa Yunani “systema” yang
mempunyai pengertian demikian :
1) Suatu
keseluruhan yang tersusun dari sekian banyak bagiam (“whole compounded of
several parts”---Shrode dan Voich, 1974 : 115).
2) Hubungan
yang berlangsung diantara satuan-satuan atau komponen secara teratur (“an
organized, functioning relationship among units or components”—Awad, 1979 : 4)
Jadi,
dengan kata lain istilah “systema” itu mengandung arti sehimpunan bagian atau
komponen yang saling berhubungan secara teratur dan merupakan satu keseluruhan
(a whole).
Terdapat dua kelompok pendekatan didalam mendefinisikan
sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada
komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur
mendefinisikan sistem sebagai berikut ini :
“Suatu
sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk
menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu."
Menurut Jerry Fitzgerald, Ardra F. Fitzgerald dan Warren D.
Stallings, Jr., mendefinisikan prosedur sebagai berikut :
“Suatu
prosedur adalah urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang
menerangkan Apa (What) yang harus dikerjakan, Siapa (Who) yang mengerjakannya,
Kapan (When) dikerjakan dan Bagaimana (How) mengerjakannya.”
Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau
komponennya mendefiniskan sistem sebagai berikut ini :
Kedua kelompok definisi tersebut
adalah benar dan tidak bertentangan, yang berbeda adalah cara pendekatannya.
Pendekatan sistem yang merupakan kumpulan elemen-elemen atau komponen-komponen
atau subsistem-subsistem merupakan definisi yang lebih luas. Definisi ini lebih
banyak diterima, karena kenyataannya suatu sistem dapat terdiri dari beberapa
subsistem atau sistem bagian. Sebagai misal, sistem akuntansi dapat terdiri
dari beberapa subsistem-subsistem, yaitu subsistem akuntansi penjualan,
subsistem akuntansi pembelian, subsistem akuntansi penggajian, subsistem
akuntansi biaya dan lain sebagainya.
B.
Karakteristik Sistem
Karakteristik sistem dapatlah digambarkan sebagai berikut :
1) Sistem
bersifat terbuka, atau pada umumnya bersifat terbuka. Boleh dikatakan dalam
kenyataan tidak ada sistem yang benar-benar tertutup. Sesuatu sistem dikatakan
terbuka jika berinteraksi dengan lingkungannya. Dan sebaliknya, dikatakan
tertutup jika mengisolasikan diri dari pengaruh apapun dari lingkungannya.
2) Suatu
sistem terdiri dari dua atau lebih subsistem. Dan setiap subsistem terdiri lagi
dari subsistem yang lebih kecil. Begitu seterusnya.
3) Diantara
subsistem-subsistem itu terdapat saling ketergantungan satu sama lain, saling
memerlukan. Satu subsistem memerlukan masukan (input) yang diperolehnya dari
subsistem yang lain. Dengan kata lain keluaran (output) satu subsistem
diperlukan sebagai masukan dri sistem yang lain.
4) Suatu
sistem mempunyai kemampuan untuk dengan sendirinya menyesuaikan diri dengan
lingkungannya (self-adjustment).
5) Sistem
juga mempunyai kemampuan untuk mengatur diri sendiri(self regulation).
6) Sistem
mempunyai tujuan dan sasaran.
Sementara itu Willian A. Shrode serta Dan Voich, Jr. yang
telah kita sebut-sebut dalam uraian di muka, menyebutkan ada enam ciri pokok
sistem, yaitu :
1) Sistem
mempunyai tujuan sehingga perilaku atau kegiatannya mengarah pada tujuan
tersebut. Istilah mereka “purposive behavior”.
2) Suatu
sistem merupakan suatu keseluruhan yang bulat dan utuh. Istilah mereka sistem
memiliki “wholisme”. Keseluruhan yang bulat dan utuh itu (the whole) lebih dari
sekedar kumpulan bagian-bagian yang berkumpul menjadi satu melainkan mempunyai
makna tersendiri.
3) Sistem
itu memiliki sifat terbuka. Suatu sistem berinteraksi dengan sistem yang lebih
luas atau lebih besar, yang biasa dinamakan lingkungan sistem.
4) Suatu
sistem mempunyai atau melakukan kegiatan transformasi, kegiatan mengubah
sesuatu menjadi sesuatu yang lain. Jelasnya sistem mentransformasikan atau
mengubah sumber-sumber (masukan atau input) menjadi keluaran untuk mencapai
tujuannya.
5) Dalam
sistem terdapat saling kaitan. Jelasnya ada interaksi diantara bagian-bagian
(unsur,komponen), satu sama lain saling bergantung dan juga terjadi interaksi
antara sistem dengan lingkungannya.
6) Sistem
mempunyai mekanisme kontrol. Di dalam sistem ada kekuatatan pemersatu sehingga
sistem itu padu, satu sama lain terikat jadi satu, dan sistem pun mampu
mengatur dirinya sendiri.
Dari berbagai rumusan mengenai ciri-ciri pokok sistem itu
dengan ditambah dari berbagai sumber lain, maka dapatlah dirumuskan ciri-ciri
pokok sistem sebagai berikut :
1) Setiap
sistem mempunyai tujuan
2) Setiap
sistem mempunyai “batas” (boundaries)
Ciri inti sistem
adalah ia berorientasi pada tujuan dan perilakunya atau segala kegiatannya
bertujuan. Secara umum tujuan sistem itu adalah menciptakan atau mencapai
sesuatu yang berharga, sesuatu yang mempunyai nilai entah apa wujudnya dan apa
ukuran bernilai dan berharganya itu. Penciptaan atau pencapaian sesuatu yang
berharga itu dilakukan dengan memadukan dan mendayagunakan berbagai macam bahan
dengan sesuatu cara tertentu.
C. Komponen Sistem (Components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling
berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan.
Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem
atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya,
selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem
mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan
mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Jadi, dapat dibayangkan jika
dalam suatu sistem ada subsistem yang tidak berjalan/berfungsi sebagaimana
mestinya. Tentunya system tersebut tidak akan berjalan mulus atau mungkin juga
sistem tersebut rusak sehingga dengan sendirinya tujuan sistem tersebut tidak
tercapai. Beberapa komponen sistem antara lain :
1) Batas
Sistem (Boundary)
Batas sistem (boundary)
merupakan daerah yang membatasi antara suatu system dengan sistem yang lainnya
atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem
dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu system menunjukkan ruang lingkup (scope)
dari sistem tersebut.
2) Lingkungan
Luar Sistem (Environments)
Lingkungan luar dari
suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi
sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat
merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi
dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang
lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka
akan menggangu kelangsungan hidup dari sistem.
3) Penghubung
(Interface) Sistem
Penghubung sistem
merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya.
Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu
subsistem ke yang lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan
menjadi masukan (input) untuk subsistem lainnya dengan melalui
penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan
subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.
4) Masukan
(Input) Sistem
Masukan sistem
adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan
perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance
input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat
beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan
keluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer, program adalah maintenance
input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal
input untuk diolah menjadi informasi.
5) Keluaran
(Output) Sistem
Keluaran sistem
adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang
berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem
yang lain atau kepada supersistem. Misalnya untuk system komputer, panas yang
dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa
pembuangan, sedang informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.
6) Pengolah
(Process) Sistem
Suatu sistem dapat
mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.
Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan
yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan mengolah
data-data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan laporan-laporan lain
yang dibutuhkan oleh manajemen.
7) Sasaran
(Objectives) atau Tujuan (Goal)
Suatu sistem pasti
mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak mempnyai sasaran, maka
operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari system sangat menentukan
sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.
Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya. Perbedaan
suatu sasaran (objectives) dan suatu tujuan (goal) adalah, goal
biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam
ruang lingkup yang lebih sempit. Bila merupakan suatu sistem utama, seperti
misalnya sistem bisnis perusahaan, maka istilah goal lebih tepat
diterapkan. Untuk sistem akuntansi atau sistem-sistem lainnya yang merupakan
bagian atau subsistem dari sistem bisnis, maka istilah objectives yang
lebih tepat. Jadi tergantung dari ruang lingkup mana memandang sistem tersebut.
Seringkali tujuan (goal) dan sasaran (objectives) digunakan
bergantian dan tidak dibedakan.
Sumber :
Walgito,
Bimo. 2010. Bimbingan dan Konseling (Studi & Karir). Yogyakarta: CV ANDI
OFFSET
0 komentar:
Posting Komentar